Факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, передается в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимается в виде копии (факсимиле).
Факсимильная связь предназначается для оперативного обмена текстами документов и служебных материалов с последующим направлением документов на бумажных носителях. Запрещается передача по факсимильной связи документов, имеющих грифы секретности или пометку "Для служебного пользования".
Средства факсимильной связи устанавливаются в подразделениях делопроизводства и режима, дежурных частях или приемных руководителей органов внутренних дел.
Требования к составлению и оформлению сообщений, направляемых по факсимильной связи, определяются видом документа-подлинника (письмо, договор, протокол и другое).
Информация, подлежащая передаче по факсимильной связи (текст, фотография, чертеж и др.), должна располагаться только в пределах ограничительной рамки факсимильной аппаратуры. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения. Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими чернилами. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением. Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием (фотография и текст) текстовая часть не была бледнее фотографии. Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; отпечатанных ли написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.
Объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов. Передача по факсимильной связи исходящих документов и принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм.
На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью сотрудника, ответственного за передачу (прием) факсограмм.
Принятая факсограмма докладывается руководителю, которому адресован исходящий документ, переданный по каналам факсимильной связи, и передается с резолюцией исполнителю, о чем делается пометка в журнале учета факсограмм.
После получения оригинала документа, переданного по каналам факсимильной связи, сотрудником подразделения делопроизводства и режима с принятой факсограммы на оригинал документа переносятся резолюции и справки об исполнении документа.
Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения один год.
Советуем почитать:
Разработка микропроцессорного устройства для проверки и диагностики двигателя внутреннего сгорания автомобиля Современную микроэлектронику трудно представить без такой важной составляющей, как микроконтроллеры. Микроконтроллеры незаметно завоевали весь мир. Микроконтроллерные технологии очень эф ...
Проект компьютерной сети для коммерческого предприятия НордСофт Вхождение России в мировое информационное пространство влечет за собой широчайшее использование новейших информационных технологий, и в первую очередь, компьютерных сетей. При этом резк ...
Разработка конструкции цифрового FM-приемника Нашу жизнь не возможно представить без радио и радиосодержащей аппаратуры. А началось это с того как в 1887 г. своими экспериментами немецкий физик Г.Р. Герц (1857 - 1894) доказал справе ...