Рациональный документооборот организуется на основании следующих положений:
. Движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.
Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.
. Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).
. Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек.
Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия.
Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки.
. В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.
В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.
По окончании года в журналах учета входящих и подготовленных документов делается отметка о количестве учтенных документов.
Канцелярия является связующим узлом между всеми отделами РОВД. Вся поступающая извне и циркулирующая между отделами информация проходит через неё.
Исключения составляют заявления граждан о совершенном преступлении. Такая информация в печатном и устном (телефонные звонки) виде поступает в Дежурную часть.
Основные документопотоки:
· Методические пособия, обзоры, Приказы, Решения и т.п.
Поступают в канцелярию преимущественно почтой. Документы регистрируются и передаются начальнику РОВД, который пишет резолюцию. Далее документы распределяются в соответствии с резолюцией по отделам РОВД: ОБЭП, УУМ, ОДН, нач. МОБ, нач. КМ, ОК, бухгалтерия, тыл, штаб, дежурная часть, ДПС ГИБДД, ППСМ, ЛРР, ОУР, СО или ОД. После ознакомления документы возвращаются в канцелярию.
Источниками такой документации являются различные структуры МВД, в том числе и Информационный центр ГУВД. Если требуется, в их адрес направляется ответ, например справки об исполнении.
· Материалы, в том числе уголовные дела.
Для передачи материалов в другой отдел, требуется разрешение начальника РОВД. Рапорт о передаче материала подписывается у начальника РОВД и регистрируется в канцелярии.
· Поручения.
Отдел может направить поручение на выполнение каких-либо действий в другой отдел согласно специфики работы последнего. Такие поручения регистрируются в канцелярии на имя начальника соответствующего отдела. Перейти на страницу: 1 2 3
Советуем почитать:
Разработка печатного узла Современные электронные средства проектируются с использованием интегральных схем высокой степени интеграции и элементной базы, монтируемой на поверхность. Это позволяет существенно расширит ...
Идентификация технологических объектов управления Объективные закономерности, присущие процессам переработки информации, обусловливают аналогию функциональных структур человека-оператора и управляющего устройства любого типа. Эта аналог ...
Основные положения регламента любительской радиосвязи Украины Регламент любительской радиосвязи Украины разработан в соответствии с Регламентом Радиосвязи Международного Союза Электросвязи, законом Украины "Про связь", рекомендациями Межд ...